Wie M365 unseren Arbeitsalltag verändert Eindrücke aus dem Projekt M365 im Kirchenkreis
Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitsweise und unsere Kultur der Zusammenarbeit stärker als wir mitunter denken. Meist geschieht das eher unbewusst und schleichend. Das ist typisch für Kultur. Sie ist der Schatten, der uns und unser Tun immer begleitet und sich aus dem, was offensichtlich und formalisiert ist, nebenbei herausbildet. Mit neuen Arbeitsstrukturen und Alltagspraktiken verändert sich eben auch die Kultur des Miteinanders und damit die der Organisation. Dies bringt viele Vorteile mit sich. Die Zusammenarbeit wird häufig effizienter und flexibler. Austausch von Information erfolgt in Echtzeit. Auch wird grundsätzlich die Vereinbarkeit von Familie und Beruf leichter, Arbeitswege fallen weg, wir können unsere Arbeitstage individuell strukturieren. Andersseits verschwimmen Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, schnell wird eine Chat-Nachricht aus dem Urlaub oder ein kurzer Beitrag nach Feierabend versendet. Wir alle können dadurch agil und kooperativ handeln und besser mit den komplexen Anforderungen einer schneller werdenden Welt umgehen. Gleichzeitig (und das ist kein Widerspruch) können die konkreten Auswirkungen der Digitalisierung in unterschiedlichem Maße und an verschiedenen Punkten herausfordernd sein.
Die Kommunikation in Echtzeit kann zu einem Gefühl der ständigen Erreichbarkeit führen; die häufigen Interaktionen in Teams zu einem gefühlten Verlust von eigener Denk-Zeit und der Kontrolle über die eigenen Prozesse; die Menge an Informationen kann Versuche des Multitaskings zur Folge haben, was wiederum die Produktivität beeinflusst; Meetings können sich potenzieren, da sie schnell im Kalender landen oder sich aus Zusammenkünften immer neue Termine ergeben. Virtuelle Treffen reihen sich ohne Pause aneinander, denn es muss kein (physischer) Raum gewechselt werden. Die Zeit für Biopausen wird manchmal vergessen. So verlagert sich ein guter Teil der Kommunikation ins Digitale und das persönliche kurze Gespräch auf dem Flur oder auch intensivere Präsenztreffen müssen bewusst geplant werden.
Als Projektteam haben auch wir diese Veränderungen gespürt und haben uns gefragt: Was können wir im Arbeitsalltag tun, um damit umzugehen?
Zwei Tipps haben sich für uns besonders bewährt:
Treffen Sie mit Ihrem Team klare Absprachen:
o wann eine Reaktion auf einen Beitrag erwartet wird - Immer? Oder nur wenn ich auch “getaggt”, also im Beitrag markiert, wurde?
o in welchem Zeitraum Sie Rückmeldungen erwarten?
o wann Einzelarbeitsphasen wichtig sind?
Nutzen Sie bewusst die Einstellung Ihrer Statusanzeige. Wenn Sie konzentriert an etwas arbeiten möchten, stellen Sie diese auf “beschäftigt” oder “nicht stören”. Haben Sie Ihre Arbeit abgeschlossen, stellen Sie den Status wieder auf „grün“ und signalisieren so: Ich bin gern erreichbar!
Solche Team-Vereinbarungen waren für uns als Projektteam beim Start mit M365 mindestens genauso wichtig, wie die in der analogen Zusammenarbeit!
Text von: Silke Stahn, Diakonie+Bildung, M365-Projektteam im Kirchenkreis
